Mahkeme hakimi dosyayı inceleyip yapılması gereken işlemleri belirledikten sonra tensip zaptını hazırlar. Bu tutanak, davanın ön hazırlıklarının bittiğini ve duruşma gününün belirlendiğini gösterir.
Tensip zaptı, dava dilekçesinde yer alan iddiaların ve delillerin değerlendirildiği bir belgedir. Ceza davasında tensip zaptı, ceza mahkemelerinde yazılı yargılama usulü uygulanmadığı için duruşma günüyle birlikte verilmez. Tensip zaptı, söz konusu davada hakimin ilk kararını verdiği anlamına gelir. E-devlet üzerinden veya UYAP’tan yapılan sorgulama sonucunda tensip zaptının durumu hakkında bilgi edinilebilir.
Yargılamanın nasıl yürüyeceğine dair taraflara ve mahkeme personeline bilgi veren tensip zaptını okuyan taraflar, tensip zaptını dikkatlice incelediklerinde, yargılamanın hangi aşamalardan geçeceğini, hangi süreler içinde hangi işlemlerin yapılması gerektiğini ve hangi delillerin nasıl ve ne zaman sunulması gerektiğini öğrenebilirler.
Tensip zaptı tebliğ edilen ya da UYAP üzerinden tensip zaptına ulaşan kişiler, tensip zaptını iyice okumalı ve mahkemece belirlenen hususları not almalıdır. Sonra her bir madde için yapılması gereken hukuki iş ve işlemleri belirlemelidir. Mesela herhangi bir hukuki işlem için (cevap veya savunma dilekçesi verilmesi gibi) bir süre belirlenmişse bu sürelere uyulması tarafların yararına olacaktır. Böylece hem hak kayıpları hem de zaman kaybı önlenmiş olacaktır.
Mahkeme hâkimi dosyayı incelediği zaman tensip zaptının hazırlanmasının gerektiğine karar verir. Tensip zaptı davanın önemli bir aşamasıdır. Çünkü bu belge ile hakim tarafından dava dilekçesindeki iddialar ve deliller değerlendirilir, eksiklikler varsa giderilmesi için süre verilir, dava konusu uyuşmazlığın çözümüne katkı sağlayacak yerlere yazı yazılması istenir ve ilk duruşmasına kadar yapılması gereken işlemler belirlenir.
Tensip zaptının hazırlanma süresi, mahkemelerin yoğunluğuna göre değişir. Hukuk davalarında tensip zaptı ile duruşma günü de verilir. Ancak ceza davalarında iddianamenin kabul edilmesi gerektiği için tensip zaptının hazırlanması iddianamenin mahkemeye ulaşmasından sonra 15 gün sürebilir.
Tensip zaptı hem ceza hem de hukuk davalarında mahkeme tarafından düzenlenen bir belgedir. Tensip zaptında yer alan bilgiler, davanın seyrini etkileyebilir. Bu yüzden tensip zaptı dikkatlice okunmalıdır. Tensip zaptı hazırlandıktan sonra sanık ve müştekiye gönderilir. Tensip zaptı ile mahkeme, dosyada yapılması gereken işlemlerin neler olduğunu belirtir. Örneğin; delillerin getirilmesi, eksikliklerin giderilmesi, ilgili yerlere yazı yazılması, vb.
Mahkeme tensip zaptını hazırladıktan sonra duruşma günü vermemişse bu durum dosyanın duruşmaya hazır olmadığı anlamına gelir. Mahkeme yapılması gereken işlemleri tensip zaptında belirtir ve bunları tamamlamak için zaman tanır. Duruşma günü verilmesi dosyanın olgunlaştığı ve mahkemenin karar vermek için yeterli bilgiye sahip olduğu zaman gerçekleşir. Duruşma günü verilmemesi genellikle yazılı yargılama usulünün geçerli olduğu mahkemelerde (Aile Mahkemesi, Asliye Hukuk Mahkemesi, Asliye Ticaret Mahkemesi vb.) görülür.
Yargılamanın nasıl ilerleyeceğine dair bir rehber niteliği taşıyan tensip zaptında belirtilen hususlara karşı itiraz, cevap veya savunma dilekçesi sunulması gerekli değildir. Tarafların bu süreçte yapması gereken tek şey, tensip zaptı düzenlenen dava hakkında mahkemeye beyanda bulunmaktır.
Tensip zaptına itiraz, tensip zaptında yanlışlık olması halinde mümkündür. Mesela basit yargılama usulünün geçerli olduğu bir hukuk davası için hazırlanan tensip zaptında yanlışlıkla yazılı yargılama usulünün kuralları öngörülmüş olabilir. Bu durumda ortaya çıkan hata, mahkemeye verilecek olan bir beyan dilekçesi ile duyurulabilir.
